Обзор и перспективы развития рынка электронного документооборота в России
07.02.2011 17:35

Электронная автоматизация документооборота в России началась еще в конце прошлого века, и с популяризацией персональных компьютеров приобрела массовый характер. С внедрением автоматизированных рабочих мест исчезла необходимость в традиционных, использовавшихся веками регистрационно-контрольных формах на бумажных носителях (журналы регистрации, картотеки учета и контроля документов).

Сегодня повсеместно внедряются информационные технологии нового поколения, отвечающие современным условиям деятельности предприятий и государственных органов.

Системы автоматизации документооборота обеспечивают электронную регистрацию, согласование, учет движения, контроль исполнения документов. Такой круг задач сформировался в соответствии с направлениями служебной деятельности подразделений делопроизводства: секретариатов, канцелярии, отделов документационного обеспечения управления и других.

Основной комплексной задачей систем электронного документооборота (СЭД) является полный контроль процесса делопроизводства и управление им – от постановки задачи на создание документа до списания его в архив. На любом этапе  жизненного цикла документа возможна его модификация. Сотрудники вносят изменения в документы в зависимости от полномочий, компетенции и занимаемой должности.

Основными пользователями СЭД потенциально являются крупные организации, в особенности распределенные территориально, а также государственные структуры, холдинги и предприятия банковской сферы.

В условиях нынешней экономической ситуации все больше предприятий сталкивается с необходимостью внедрения СЭД с целью повышения эффективности ведения бизнеса. Электронный документооборот имеет ряд преимуществ перед бумажным способом ведения делопроизводства, а именно:

  • удобство хранения. Сокращается место, занимаемое документами, и, соответственно, уменьшаются расходы на хранение;
  • большая структурированность информации. Упрощается поиск и выборка документов;
  • повышение уровня безопасности. Сокращается вероятность доступа посторонних лиц к внутрикорпоративной документации,  повышается сохранность документов за счет большей надежности носителя;
  • повышение производительности сотрудников;
  • возможность коллективной работы над документами для сотрудников с различными уровнями полномочий;
  • оптимизация процесса управления документооборотом и, следовательно, более эффективное управление предприятия в целом;
  • возможность использования электронных цифровых подписей.

Компании, работающие с зарубежными рынками или стремящиеся выйти на них, как правило, внедряют СЭД иностранного производства. Однако продукты отечественных разработчиков также пользуются немалым спросом, так как учитывают российскую специфику и традиции работы с документами. Например, СЭД для организаций-участников бюджетного процесса предоставляет Федеральное казначейство.

На фоне активного глобального развития индустрии смартфонов и планшетных компьютеров стоит упомянуть о перспективности развития СЭД, управляемых дистанционно. Ритм жизни современного руководителя зачастую требует высокого уровня мобильности. В целях повышения эффективности использования рабочего времени удаленный доступ к рабочим процессам необходим. СЭД в полной мере позволяют его обеспечить. На данный момент существует несколько разработок российских компаний в данной области, успешно протестированых на различных мобильных устройствах, в том числе на Apple iPad.

 

События

Государство недовольно, как госкомпании тратят субсидии

Читать полностью
 

По данным "ГАЗЕТА КОММЕРСАНТЪ" 28.09.2015 на совещании о закупках госкомпаний у Дмитрия Медведева было рассмотрено предложение первого вице-премьера Игоря Шувалова полностью перевести их в электронную форму и сосредоточить такие торги на пяти площадках, уже отобранных для торгов по госзакупкам.

Читать полностью
 

Как стало известно РБК, в понедельник, 28 сентября, премьер-министр Дмитрий Медведев проведет с руководителями крупнейших госкомпаний совещание о повышении эффективности расходов.

Читать полностью